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行政管理--时间管理 |
| 一、浪费时间的症状 1.办事拖拉 2.会议冗长 3.不速之客闯入 4.电话干扰 5. 经常加班加点 6. 穷于应付突发事件上 7.班漫谈、聊天 8.交待不清，事情做错 9. 不敢拍板，等指示 10.不考虑事情过于复杂 主管事必亲躬 11.完美主义办事 12.不考虑累重缓急 13.凭记忆办事 14.主办人员迟到 15.同样的总是一而再、再而三地出现 二、时间管理方法 （一 )有效的时间管理（美国P·F·Drucker） 记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方； 管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间； 集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。 （二）ABC分类法 将自己工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类； 安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比； 在工作中记载实际耗用时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。 三、时间管理策略与技巧 （一）工作事先作计划： 每年末作出下一年度工作规划；每季末作出下季末工作规划； 每月20~25日作出下月工作计划；每周五作出下周工作计划。 （二） 养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般是当时作出记录，不得已可事后回忆补记。 应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册，以备分析检查或查阅待办事项。 在办公场所的挂历、台历或记事本上，标注当天或预定工作计划或约会，以备遗忘，忆可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒。 设身处地考虑自己是否浪费别人时间，或对别人有无帮助，如情况消极应及时纠正。如一项工作别人或部下做得更好或更合适去做，则应及时转交他人。 找出企业制度中不完善或缺乏预见所产生的时间浪费现象和原因，并改正之。 重点克服“办事拖延”的鄙习，推行一种“限时办事制”，规定在限定时间内（如4小时、8小时、当天）报告处理结果。据调查分析，办事拖延居于浪费时间的首位。 在国内，目前企业领导应酬活动过，疲于奔波，导致集中在生产经营管理上精力过少。其应对方法有： ）尽量授权具体事务由下属处理； ）指定位公关型副总经理或助理专事应酬，以求解放领导； ）规定午餐接待不得宴请，而用工作餐，不宜饮酒，省时又省钱，以利于下午工 作； ）挤出成块时间，集中处理几件大事。 （1） 做好对行文和会议的管理，砍掉“文山会海”。不该发的文不发，不该开的会不开，提高行文和会议效率。 （2）做好电话、电脑管理，严防这些设备成为“耗时、耗钱的工具”和员工过分思维的“漫游空间”，应制定一整套有针对性的管理制度，并加强监管。 （3）使用电话时，利用对方急于下班心理，选择下班前通话，可减少客套、言简意赅。 （4）做好访客接待工作，不得怠待来客，主宾会面衔接得当。 （5）改善信息沟通，建立灵敏、及时、可靠、准确的住处沟通机制，防止员工耗费更多时间去打听小道消息。 （6）根据个人生活规律，选择每天精力最充沛、思想最集中的时间，去处理最重要的事情，达到豆子功倍的效果。 |