第二条             办公物资的采购及发放须遵从“保证供应、方便工作、节省开支”的原则。采购要从实际需要出发，严格按预算执行。员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。

第三条             本规定所指办公物资是指文具、纸张等文案用品，办公桌椅、档案柜等家俱器具，电话机、传真机、电脑、印表机等办公机具设备，电扇、空调等家电设备。

第四条             各部门所需的办公物资要统筹计划，纳入年度预算计划当中，经批准後，按月制订具体计划。

第五条             办公物资的采购及发放实行集中管理，由总务部负责，具体细则如下：

（一）     办公物资的月度采购。

各部门负责人根据批准的月度费用预算，结合本部门的实际需要，填写“月度采购申请单”，将本部门下月需用的办公物资分类填写清楚，并於每月30日报至管理会计部，管理会计部审查是否在预算之内。如在预算外，管理会计部要求各部门重新填单，如在预算内，管理会计部签署意见後转总务部後勤组，後勤组根据库存情况和各部门的缓急需要编制“月度采购计划”，报总务部经理审核和行政总监审批後，由采购员实施采购，同时“月度采购计划”报财务会计部一份，由财务会计部负责采购资金的准备。

（二）     办公物资的临时采购。

各部门因临时或预算外需要而申请采购时，应填写“采购申请单”（本单一式四联，一联本部门留存，一联报财务会计部，一联交采购员，一联交物资管理员。），经本部门负责人签准，然後视采购所需金额报相应批准人批准。财务会计部负责采购资金的准备及对某些物品的比价工作。

（三）     申请采购的审批许可权。